SharePoint – Was ist das?

Mausklick auf SharePoint Symbol

Information und Collaboration as it´s best!

Oder ganz einfach gesagt: Microsoft SharePoint Server/Online ist ein ideales Tool für die Zusammenarbeit in und zwischen Unternehmen.

Denn SharePoint ist die führende Plattform für:

    • Content- und Dokumentenmanagement-Systeme

    • Collaboration-Portale für interne, externe und hybride Projektteams

    • das Unternehmens-Intranet 

Außerdem ist SharePoint sehr gut mit anderen Apps aus dem Microsoft 365-Universum kombinierbar. Für die Workflow und Prozess-Digitalisierung ist PowerAutomate zum Beispiel ideal.

Collage aus verschiedenen SharePoint Inhalten

 

SharePoint ist mobil im Browser verfügbar. Je nach Edition ändert sich der Speicherort der Daten. Bei SharePoint Online liegen sie in der Cloud. Somit ist der Zugriff von überall möglich, unabhängig vom Endgerät. Bei SharePoint Server (“on-Premises“, zu Deutsch: in eigener Umgebung) sind die Daten lokal auf unternehmenseigenen Rechnern abgelegt. Hier kann der Zugriff noch stärker gesteuert werden: das Unternehmen kann zum Beispiel mit speziellen Zugriffskontrollen den Zugriff beschränken, oder den Zugang über einen VPN-Tunnel notwendig machen. Das ist natürlich besonders bei sehr sensiblen Daten und Informationen wichtig.

Dateimanagement

Eine der dominierenden Funktionen von SharePoint ist das flexible Datei- und Dokumentenmanagement. Bei Nutzung der Cloud-Funktionalität von SharePoint Online kann man Mitarbeitenden den Zugriff auf alle relevanten Dokumente von überall aus ermöglichen. Eine effiziente Suchfunktion sorgt dafür, dass man nicht wissen muss, wo etwas abgelegt ist, sondern nur, wie man danach sucht.

Um dies zu unterstützen kann zudem mit einer Verschlagwortung von Inhalten gearbeitet werden. Dies ermöglichen das leichtere Auffinden von Inhalten.

Zudem ist eine Kompatibilität mit anderen Office-Anwendungen wie Excel und Word vorhanden. Excel-, Word- oder PDF-Dokumente sind ohne Probleme upload- und downloadbar. Listen und Bibliotheken für Dokumentenablage in SharePoint können problemlos als Excel-Tabelle exportiert werden, beim Import zu einer Liste gibt es jedoch gewisse Einschränkungen.

Listen und Bibliotheken bieten umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten. Tools wie PowerAutomate und Power Apps ermöglichen dabei Zusatzfunktionen und Automatisierungen.

Eine Versionierung der Dateien sorgt für stressfreie Bearbeitung.

Beispiel für den Inhalt einer Teams-Seite in SharePoint

Auch remote können je nach SharePoint-Edition und Einstellungen die Mitarbeitenden verknüpft und informiert bleiben – dank der umfassenden Intranet-Funktionalität. Mit dieser lassen sich flexibel einfache oder komplexe Seiten oder Neuigkeiten erstellen. Im einfachen Baukastenprinzip kann man für die verschiedensten Informations- und Anwendungsbereiche funktionale Weboberflächen schaffen. Und das alles ohne Programmier- oder Webdesign-Kenntnisse.

Zudem lässt sich das Layout und die grafische Gestaltung von SharePoint sehr stark individualisieren, um es zum Beispiel nahtlos in das Corporate Design anzupassen.

Hinzufügen eines Neuigkeitenbeitrags und Darstellung der Bearbeitungsoberfläche eines neuen Beitrags

 

Vereinfachung der internen Abläufe und Prozesse

Wir haben bei 6PAC das “Campus“-Intranet als einen Knotenpunkt für interne Neuigkeiten, Apps und wichtige Dokumente geschaffen. Zentral können auch Prozesse mithilfe weiterer Apps, wie Forms, PowerAutomate oder PowerApps digitalisiert und automatisiert werden.

Intranet-Oberfläche des Campus, dem Intranet-Portal von 6PAC

Ein Beispiel: Eine Mitarbeiterin benötigt ein neues Headset. Dank der Listenfunktion in SharePoint und im Zusammenspiel mit PowerApps lässt sich ein Bestell-Management entwickeln. Die Mitarbeiterin kann ihre Bestellanfrage mit allen wichtigen Informationen versehen und diese direkt an den Einkauf schicken, wo die Bestellung bearbeitet wird.

Order Management Liste in SharePoint

Auch Urlaubsanträge und Reisekostenabrechnungen, sowie viele weitere Geschäftsprozesse lassen sich so automatisieren.

Ein weiteres gewinnbringendes Beispiel kommt von unserem Kunden Stadtwerke Norderstedt: Dort wird das komplette Hausanschlussmanagement über Office365 Tools gemanagt, SharePoint bildet dabei die Basis für die Daten und Informationen. Das ist allerdings nur ein kleiner Ausschnitt aus dem SharePoint-Universum und den Möglichkeiten, es flexibel an Kunden-Anforderungen anzupassen.

Verschiedene Schaltflächen innerhalb des Sharepoint Intranets für interne Verwaltungsfunktionen wie Reiseplanung oder Urlaubsantrag

SharePoint ermöglicht auch das digital verknüpfte Arbeiten in MS Teams, denn zu jedem Teams-Kanal bildet eine SharePoint Site Collection die Datenbasis. 

Die Daten, welche in Teams abgelegt sind, können sowohl dort angezeigt, genutzt und bearbeitet werden, als auch parallel in SharePoint. Es können also über verschiedene Zugriffspunkte bzw. Interfaces zeitgleich auch von mehreren Personen Inhalte verändert werden.

Hier sieht man, wie man die Dateien aus Teams direkt online in SharePoint anzeigen lassen kann. 

Im Teams-Kanal werden über die 3 Punkte die Inhalte in Sharepoint geöffnet
Teams-Seite in Sharepoint - zu erkennen am kleinen Symbol neben dem Namen
Das kleine Symbol neben dem Namen des Ordners lässt eindeutig erkennen, dass dieser zu einem Teamsordner gehört. Das heißt, dass alle Dateien und Ordner aus Teams auch in SharePoint verfügbar sind und auch direkt von dort bearbeitet werden können.
Zudem können in SharePoint noch zusätzliche Ordner und Dokumente abgelegt werden, die aber nicht automatisch auch in Teams verfügbar sind. Teams-Inhalte sind also immer nur eine Teilmenge von allen SharePoint-Inhalten.

Kollaborieren – aber sicher!

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten wird auch Kollaboration genannt. In SharePoint ist die Grundlage für die erfolgreiche Zusammenarbeit durch die umfassenden Bearbeitungsfunktionen gegeben. Mitarbeitende können zeitgleich Dokumente öffnen, bearbeiten, kommentieren und versioniert speichern.
Damit diese Inhalte nicht in die falschen Kanäle geraten, verfügt SharePoint darüberhinaus über ein umfassendes Rechtemanagement, um gezielt Gruppen und Einzelpersonen Zugriff auf Dateien, Seiten und Funktionen zu gewähren. Compliance wird so sichergestellt und interne Dokumente geschützt. 

Flexible Anwendungsmöglichkeiten

Mit SharePoint lässt sich zum Beispiel auch ein Onboarding-Hub realisieren. Dies ist eine interne Website voll mit Informationen, Ansprechpartnern und einer klaren Roadmap für neue Mitarbeitende. Es werden Tools, Ressourcen und auch die Unternehmenskultur vorgestellt. Direkte Verlinkungen und die übersichtliche Struktur helfen dabei, Klarheit zu schaffen und viele Fragen direkt zu beantworten. So fällt einem der Einstieg viel leichter!
Onboarding Seite auf Basis von Sharepoint und Checkliste für neue Mitarbeitende

Wir sehen also: SharePoint ist ein fester Bestandteil des Microsoft 365 Universums. Es bildet die technische Basis für MS Teams. Es erlaubt eine genau auf die Unternehmensanforderungen Dokumentenverwaltung, sowie Kollaboration und Informationsmanagement.

 

6PAC Bricks begleitet Sie von der Strategie über die Konzeptionierung bis zum Betrieb und der erfolgreichen Einführung und Schulung Ihrer Mitarbeitenden. Wir bieten die Implementierung und Manifestierung einer Collaboration-Lösung auf Basis von Microsoft SharePoint Server/Online.

Dabei unterstützen wir Sie ganzheitlich:

  • bei der Strategie & Governance

  • beim Aufbau von Intranet- bzw. Collaboration-Portalen und Content-Management-Systemen

  • bei der Prozess-Digitalisierung.

Seit vielen Jahren optimieren wir mit leidenschaftlichem Interesse alle Facetten der Zusammenarbeit von Menschen in Unternehmen. Wir verfügen über eine herausragende methodische und technologische Expertise.

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