Projekte mit Externen managen

Ausgangslage: Die Realität im Projektalltag

Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen im Projektmanagement:

• Informationssilos: Projektinformationen sind über verschiedene Tools, E-Mails und lokale Speicherorte verteilt. Es fehlt eine zentrale, transparente Plattform.
• Unklare Zuständigkeiten: Aufgabenverteilung und Verantwortlichkeiten sind oft nicht dokumentiert oder für Externe nicht nachvollziehbar.
• Kommunikationsbrüche: Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Partnern leidet unter Medienbrüchen, fehlender Integration und eingeschränktem Zugriff.
• Fehlende Standards: Jedes Projekt startet bei null: ohne wiederverwendbare Templates, standardisierte Prozesse oder klare Governance-Strukturen.
• Technologie wird nicht gelebt: Microsoft 365 ist zwar eingeführt, wird aber nicht strategisch genutzt. Planner, Teams oder SharePoint bleiben oft unverbunden nebeneinander bestehen.

Die Lösung: Ein modularer Projektmanagement-Ansatz mit Microsoft 365

Basierend auf den Erfahrungen aus unseren Projekten hat sich ein strukturierter Ansatz bewährt:

1. Projektarbeitsräume in SharePoint & Teams

• Einrichtung standardisierter Projektteams mit vordefinierten Kanälen, Planner-Boards und SharePoint-Dokumentenbibliotheken
• Trennung interner und externer Bereiche durch Berechtigungsmanagement
• Nutzung von Vorlagen für wiederkehrende Projekttypen, beispielsweise Kundenprojekte und interne Initiativen
• Automatisierter Life-cycle für Projekte, von der Anforderung bis zur Archivierung

2. Aufgabensteuerung mit Planner

• Aufgaben werden in Buckets, beispielsweise in Phasen oder Arbeitspaketen, organisiert
• Fortschritt wird visuell über Boards und Diagramme verfolgt
• Planner ist direkt in Teams eingebettet – für nahtlose Zusammenarbeit

3. Kommunikation & Kollaboration mit Teams

• Projektkommunikation erfolgt zentral im Team – keine E-Mail-Flut mehr
• Integration von OneNote, Planner, SharePoint und Power BI
• Gastzugänge für Lieferanten und Partner mit klar definierten Rechten

4. Transparenz & Reporting

• Power BI Dashboards für Statusberichte, Meilensteine und KPIs
• Automatisierte Reports aus Planner und SharePoint-Listen
• Management-Übersichten im Intranet oder Projektportal

5. Change & Enablement

• Begleitende Schulungen und Websessions für Projektleiter:innen und Teammitglieder
• Change-Kommunikation über Intranet, Yammer/Viva Engage und Projektnews
• Unterstützung bei der Etablierung einer Projektmanagement-Governance

Fazit: Von der Tool-Sammlung zur integrierten Projektplattform

Mit diesem Ansatz wird Microsoft 365 nicht nur für interne Teams, sondern auch für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und externen Partnern zur echten Projektplattform. Die Kombination aus Struktur, Standardisierung und Flexibilität ermöglicht es, Projekte effizienter, transparenter und erfolgreicher umzusetzen.