Modernes Datenmangement

Ausgangslage: Die Herausforderungen im heutigen Dateimanagement

Viele Unternehmen kämpfen mit:

• Informationssilos: Dateien liegen verteilt in E-Mail-Anhängen, lokalen Laufwerken oder unstrukturierten SharePoint-Bibliotheken.
• Fehlender Standardisierung: Unterschiedliche Ablagestrukturen, uneinheitliche Dateibenennung und manuelle Metadatenpflege führen zu Intransparenz.
• Eingeschränkter Zugriff für Externe: Lieferanten und Partner erhalten oft nur über Umwege Zugriff, was zu Medienbrüchen und Sicherheitsrisiken führt.
• Keine Lifecycle-Steuerung: Dokumente werden selten versioniert, archiviert oder regelbasiert gelöscht und Compliance-Anforderungen bleiben unberücksichtigt.
• Unklare Verantwortlichkeiten: Es fehlt an klaren Rollenmodellen für Dokumentenverantwortung, Freigaben und Zugriffsrechte.

Der Lösungsvorschlag: Modernes Dateimanagement mit Microsoft 365

1. Strukturierte Projekt-Datenräume in SharePoint Online

• Projektspezifische Site Collections mit vordefinierten Bibliotheken
• Nutzung von Metadatenspalten, beispielsweise Dokumententyp, Status, Phase und Verantwortlicher
• Automatisierte Ablagestrukturen durch Vorlagen und Power Automate-Flows
• Trennung interner und externer Bereiche durch differenzierte Berechtigungsmodelle

2. Intelligente Dateibenennung & Metadatenmanagement

• Automatische Extraktion von Metadaten aus Dateinamen, zum Beispiel Planart oder Revisionsstand, mithilfe von Power Automate und Power Apps
• Validierung und Standardisierung beim Upload
• Suchoptimierung durch konsistente Metadatenpflege

3. Integration in den Projektlebenszyklus

• Einbettung des Dateimanagements in einen übergreifenden Projekt-Lifecycle: von Vertrieb (CRM) über Umsetzung (Teams, Planner) bis zur Archivierung (SharePoint, Compliance Center)
• Automatisierte Prozesse für Projektanlage, Übergaben und Archivierung

4. Zusammenarbeit mit Externen

• Gastzugänge in Microsoft Teams mit Zugriff auf freigegebene SharePoint-Bereiche
• Nutzung von Sensitivity Labels und Conditional Access zur Absicherung
• Freigabeprozesse mit Genehmigungsworkflows

5. Governance & Compliance

• Versionierung, Aufbewahrungsrichtlinien und Löschregeln über Microsoft Purview
• Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung
• Rollenbasierte Zugriffskonzepte mit klaren Verantwortlichkeiten

Fazit: Von der Dateiablage zur digitalen Wissensplattform

Mit diesem Ansatz wird SharePoint nicht nur zur Dateiablage, sondern zur zentralen Plattform für strukturierte, sichere und kollaborative Dokumentenarbeit – intern wie extern. Die Kombination aus Automatisierung, Governance und Nutzerfreundlichkeit schafft die Grundlage für ein zukunftsfähiges Dateimanagement.