Neuer Job und gleich ab ins Homeoffice. Nicht nur langjährige Mitarbeiter*innen müssen sich an das Arbeiten von zu Hause gewöhnen. Auch neue Kolleg*innen erleben einen völlig neuen Onboarding-Prozess, der einige Arbeitgeber vor große Herausforderungen stellt. Wie das Onboarding im Homeoffice gelingt, lesen Sie hier.
100% Remote zu arbeiten war auch bei der BRICKS eine große Herausforderung. Oft fanden die Projekt-Onboardings direkt bei den Kunden vor Ort statt, daher mussten wir die Organisation des Onboardings völlig neu planen. Über unser Toolset und Daily Calls können wir unsere Neuzugänge schon frühzeitig einbinden, damit sie sich ein Bild über laufende Projekte machen können.
André – Principal Consultant
& Managing Director
Transparenz von Anfang an
Wer aktuell einen neuen Job anfängt trägt mitunter ein Päckchen von Fragen und Ängsten mit sich: Braucht die Firma mich in Krisenzeiten jetzt überhaupt noch? Werde ich nicht sowieso in der Probezeit gekündigt? Um dem Onboardee diese Unsicherheiten zu nehmen ist eine transparente und offene Kommunikation von Anfang an immens wichtig. Machen Sie deutlich, dass ihr Unternehmen nicht umsonst in den Recruitingprozess investiert hat und bieten Sie die Möglichkeit an, dass Sie bei Fragen jederzeit bereitstehen. Dies gilt auch dann, wenn es eventuell zu kritischen Situationen kommen sollte. Vermitteln Sie Sicherheit und seien Sie ehrlich.
Mein Onboarding fand fast ausschließlich per Teams statt. Teamaufgaben und -themen sind bei uns im Plannerboard organisiert, welches wir im wöchentlichen Teammeeting durchgehen. So hat man immer einen guten und transparenten Überblick über den aktuellen Status der Projekte. Auch für mich war es eine neue Erfahrung, dass der Erstkontakt zu Kunden virtuell stattgefunden hat. Man hat sich aber umso schneller mit den Tools und der Moderation von Online-Meetings auseinandergesetzt.
Melanie – Consultant (bei BRICKS seit Mai 2020)
Soziale Kontakte digital stattfinden lassen
Wenn ein/e neue/r Kolleg*in ins Team kommt ist auch die soziale Integration für das Ankommen und Wohlfühlen des Onboardees entscheidend. In Homeoffice-Zeiten, die in der aktuellen Situation die Vermeidung sozialer Kontakte bewirken sollen, fallen soziale Aktivitäten wie die gemeinsame Mittagspause oder der kurze Schnack beim Kaffee holen weg. Daher ist es besonders wichtig, die sozialen Kontakte bestmöglich digital abzubilden. Tools wie Microsoft Teams bieten zahlreiche Funktionen, um das Onboarding im Homeoffice und insbesondere die soziale Interaktion zu unterstützen. Denkbar sind zum Beispiel folgende Maßnahmen:
Teamchat
Richten Sie einen Teamchat ein, der primär für alltägliche und nicht für arbeitsbezogene Themen genutzt wird. Ob eine kurze Geschichte vom letzten Wochenende, ein GIF zur Aufheiterung oder die neuesten lustigen Hacks für Microsoft-Teams: Sie werden schnell sehen, dass sich das “Offline-Verhalten” Ihres Teams auch online spiegeln wird. So kann der Onboardee ein Gefühl für das Team entwickeln und sich auch selbst einbringen.
Patenschaft
Legen Sie schon vor dem ersten Arbeitstag des Onboardees ein erfahrenes Teammitglied fest, das als Pate für den/die neue/n Mitarbeiter*in fungiert. Dieses steht dem neuen Teammitglied jederzeit als fester Ansprechpartner zur Seite, egal, ob im wöchentlichen Call oder per Chat.
Digitales Get-Together per Videocall
Warum lassen Sie das Mittagessen nicht mal digital stattfinden? Vereinbaren Sie einen gemeinsamen Termin mit allen Teammitgliedern oder halten Sie Ihre Mitarbeiter*innen dazu an, sich individuell mit dem oder der neuen KollegIn zum Lunch zu verabreden. Man muss nicht immer in der Kantine oder dem Deli sitzen, um sich kennenzulernen. Auch in den eigenen vier Wänden lässt sich diese Form von Get-Together wunderbar abbilden.
Ich bin es von der Uni her gewohnt, viel zuhause und online zu arbeiten. Aber gerade wenn man neu ist möchte man natürlich wissen, mit wem man zusammenarbeitet. Unser virtuelles Feierabendbier am Freitag hat dazu beigetragen, dass ich das Team auch über die BRICKS hinaus kennenlernen konnte.
Levin – Werksstudent (bei BRICKS seit August 2020)
Wissen vermitteln
Damit sich Ihr/e neue/r Mitarbeiter*in das nötige (Fach-) Wissen für die neuen Aufgaben aneignen kann, muss er oder sie über interne Abläufe und Informationen geschult werden. Evaluieren Sie, auch zusammen mit Ihrer Personalentwicklung, welches Format sich für das Homeoffice am besten eignet und ob evtl. bestimmte Tools bereits festgelegt sind. Über interne, digitale Weiterbildungsplattformen lässt sich Wissen vermitteln. Auch firmenspezifische Inhalte können so leicht zugänglich gemacht werden. Bei konkreten Workflows empfehlen wir die Erstellung von Tutorials (als Video oder Script), die Sie sowohl dem neuen, als auch alten Teammitgliedern, z.B. in einem individuellen Kanal in Microsoft Teams, zur Verfügung stellen können.
Dadurch, dass bei uns alle Projekte und Arbeitsgruppen mit Teams organisiert sind, konnte ich mich gut einarbeiten und in den verschiedenen Teams bzw. Kanälen einlesen, da dort alles dokumentiert ist. Meine Fragen konnte ich direkt per Chat oder in den Gruppen stellen und bekam somit auch immer schnell eine Antwort. Und auch die Projektkommunikation mit Kunden erfolgt über Teams, wodurch man direkt mit eingebunden ist und sich organisieren kann.
Robin – Consultant (bei BRICKS seit April 2020)
Mitarbeitergespräche und Feedback
Die eingangs genannte offene Kommunikation darf auch dann, wenn der Onboardee schon eine Zeit im Unternehmen ist, nicht in Vergessenheit geraten. Regelmäßiges Feedback ist für beide Parteien wichtig, um Unsicherheiten zu nehmen und Transparenz zu zeigen. Durch konstruktive Kritik fördern Sie die Motivation Ihres neuesten Teammitglieds. Gleichzeitig erfahren Sie durch das Feedback der anderen Seite, ob das digitale Onboarding erfolgreich ist. Zudem erhalten Sie einen neuen Blick auf vielleicht alteingesessene Abläufe und Verfahren im Unternehmen und erhalten so die Möglichkeit zur Verbesserung. Wir raten dazu, regelmäßige Mitarbeitergespräche per Videochat abzuhalten. Für beide Gesprächsteilnehmer ist es hilfreich, auch die Mimik und Gestik des Gegenübers zu sehen.
Erfolgreich in die Zukunft. Mit 6PAC Bricks
Sie möchten mehr über zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung, bei der Einrichtung Ihres Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.
