Viele Unternehmen wurden in den letzten Wochen von den Versäumnissen der vergangenen Jahre eingeholt. Auch, wenn die digitale Transformation und der Modern Workplace zwar auf der Agenda standen hatten die meisten Unternehmen Nachholbedarf. Jetzt gab es die Quittung. Um weiterhin zu funktionieren, auch hinsichtlich der Fürsorgepflicht gegenüber den MitarbeiterInnen, galt es binnen kürzester Zeit die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten zu schaffen. Insbesondere die für die Kollaboration von virtuellen Teams relevanten Voraussetzungen stellte hierbei eine der Hauptaufgaben dar. In der ersten Welle ging es also darum, diese Voraussetzungen zu erfüllen. Was nun folgt, ist die Zweite Welle: Virtuelle Teams zusammenhalten, das neue System stabilisieren und effektiv gestalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese Aufgaben bewältigen.
First things first: Setzen Sie rechtliche Anforderungen um
Auch wenn die Einrichtung der neuen Arbeitsplätze zunächst im Vordergrund stand gibt es rechtliche Grundlagen, an die Ihre MitarbeiterInnen bei der Arbeit im Home Office gebunden sind. Lassen Sie sich von Ihrem Team die entsprechenden Vereinbarungen unterzeichnen und stellen Sie sicher, dass Klarheit über die rechtlichen Auswirkungen des Arbeitens von zu Hause aus herrscht. Holen Sie ggf. Ihren Personal- oder Betriebsrat mit ins Boot.
Hilfe zur Selbsthilfe: Anleitungen, Lernvideos & Co.
Viele Ihrer MitarbeiterInnen arbeiten vielleicht zum ersten Mal remote und sind mit der Situation überfordert. Sie brauchen Zeit, um sich an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen und sich mit der neuen Technik vertraut zu machen. Nehmen Sie Ihr Team daher so gut wie möglich an die Hand und bieten Sie Unterstützung in Form von Anleitungen, Erklärvideos, Web-Casts oder Online-Seminaren.
Sorgen Sie für klare Meeting-Strukturen
Damit Sie in der “zweiten Welle” ihre virtuelle Teams zusammenhalten ist vor allem die Strukturierung der Online-Meetings essenziell. Dabei gelten im Prinzip die gleichen Regeln wie auch bei analogen Meetings, damit alles erfolgreich verläuft. Sorgen Sie zunächst dafür, dass alle Mitglieder über geeignete Tools und evtl. notwendige Unterlagen verfügen, um problemlos am Meeting teilzunehmen. Unser Tipp: Mit Microsoft Teams haben Sie eine Komplettlösung für erfolgreiche Meetings und Teamarbeit. Kommunizieren Sie vorab das Ziel und die Agenda des Meetings und legen Sie den Kreis der TeilnehmerInnen zielgerichtet fest. Auch das Einhalten von realistischen Zeitblöcken ist ein Erfolgsfaktor. Ebenso wichtig wie die Vorbereitung ist die Nachbereitung: Halten Sie die Ergebnisse in Notizen fest und bestimmen Sie klare Zuständigkeiten.
Transparenz, Flexibilität und fortlaufende Kommunikation
Das Arbeiten im Home Office geht oft mit unterschiedlichen Verantwortungen einher. Gerade aktuell müssen viele Angestellte parallel ihre Kinder betreuen oder sich um weitere Familienmitglieder kümmern. Starre Arbeitszeitmodelle, wie sie vielleicht sonst im Büro herrschen, sind nicht praktikabel. Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen daher das notwendige Maß an Flexibilität aber sorgen Sie auch für Transparenz und eine geregelte Kommunikation. Nutzen Sie dafür Ihre neuen Kollaborationstools, in denen sich Ihre MitarbeiterInnen an- und abmelden können oder kurze Nachrichten hinterlassen, wenn sie für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sind. Eine gute Kommunikation rückt bei der virtuellen Arbeit noch weiter in den Vordergrund. Vereinbaren Sie daher feste Kommunikationsregeln, machen Sie Arbeitsfortschritte und -ergebnisse für alle sichtbar und vernachlässigen Sie auch die persönliche Kommunikation nicht.
Your time to shine: Entwickeln Sie sich als Führungskraft weiter
Für viele Führungskräfte ist das Führen der sogenannten Remote-Teams eine neue Erfahrung. Nutzen Sie diese Chance, um sich und Ihr Team in puncto Kommunikation, Kooperation und Eigenverantwortung weiterzuentwickeln. Wie das gelingt, haben wir Ihnen hier zusammengestellt.
