Glauben Sie, dass Ihr Arbeitgeber beim Onboarding neuer Mitarbeiter*innen (oder auch kurz NEO für New Employee Onboarding) einen guten Job macht? Falls ja gehören Sie zu einer Minderheit. Denn 88% der Angestellten sind der Meinung, dass es Nachholbedarf gibt (Gallup). Gerade durch die Corona-Pandemie wurden HR-Verantwortliche zudem vor neue Onboarding-Herausforderungen gestellt. Microsoft hat mit seinem NEO-Hub nun Website-Vorlagen für M365 Nutzer eingeführt, die dabei unterstützen können, den Onboarding-Verlauf sowohl für Unternehmen als auch Neuankömmlinge strukturiert und erfolgreich zu gestalten. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Onboarding mit dem Microsoft 365 NEO-Hub auf das nächste Level bringen.

Onboarding strategisch planen

Das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen (NEO) hat zwei wesentliche Ziele. Zum einen brauchen neue Mitarbeiter*innen das Wissen und die Tools, damit sie erfolgreich ihren Aufgaben nachgehen können, zum anderen sollen sie in eine Organisation und deren Kultur integriert und so zu vollwertigen Teammitgliedern werden. Um diese Ziele zu erreichen, sollten NEO-Prozesse unbedingt strategisch angegangen werden. Nur so holen Sie für den oder die neue/n Kolleg*in und auch für das Unternehmen das Bestmögliche heraus. Denn wie Untersuchungen von Gallup zeigen, berichten Organisationen mit strategisch geplanten Onboarding-Prozessen von einer 50% höheren Produktivität bei Neueinstellungen. Und auch die Unternehmensbindung wird positiv durch gute Onboarding-Prozesse beeinflusst: 69% der Mitarbeiter*innen bleiben eher drei Jahre lang in einem Unternehmen, wenn sie gute Onboarding-Erfahrungen gemacht haben. 

Onboarding in 3 Schritten

Zur Abbildung eines strategischen und konsistenten Onboardings, das genau auf Ihre Organisation angepasst werden kann, bietet Microsoft nun drei neue NEO-Websites als SharePoint Online Websitevorlagen an. Ihr Onboarding-Prozess wird dabei systematisch in drei Schritten unterstützt:

1. Pre-Onboarding

Eine Website für neue Kolleg*innen, die angeboten werden kann, sobald das Stellenangebot angenommen wurde. Ein Zugriff ist auch per Gastaccount möglich. Hier können Inhalte wie das Organigramm, Informationen zu Werten, Interessengemeinschaften, Benefits etc. bereitgestellt werden.

2. Unternehmens-Onboarding

Eine Website, die neue Kolleg*innen ab dem ersten Arbeitstag mit Wissen über die Organisation versorgt. Das Ziel dieser Seite ist es, bereits ab Tag 1 Anleitungen, Unterstützung und Klarheit zu vermitteln.

3. Abteilungs-Onboarding

Websites je Fachbereich, in denen die neuen Kolleg*innen mehr über Aufgaben, Mitarbeiter*innen, Kultur und Prioritäten erfahren. Sie erhalten hier Zugriff auf Kommunikationskanäle, Schulungsleitfäden und Ereignisse, die für sie relevant sind.

Bereits vor dem offiziellen Arbeitsbeginn sollten Sie Ihre neuen Mitarbeiter*innen über die Organisation informieren. Die 6PAC Pre-Onboarding Website zeigt, wie es auch bei Ihnen aussehen könnte.

Individuelle Inhalte ganz nach Ihrem Bedarf

Jede NEO-Website enthält bereits viele vordefinierte und ausgefüllte Seiten als Inspiration, die Sie jedoch alle individuell und ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Nehmen Sie sich Schritt für Schritt jede Seite vor und überprüfen Sie, inwiefern Inhalte, Bildern, Branding etc. angepasst werden müssen. Behalten Sie dabei jedoch stets im Blick, dass den neuen Kolleg*innen die richtigen Inhalte zur richtigen Zeit zur Verfügung gestellt werden. Überfrachten Sie Ihre Neuankömmlinge also z.B. nicht bereits auf der Pre-Onboarding-Website mit Informationen, die eigentlich erst beim Abteilungs-Onboarding notwendig sind. Sobald Sie mit den Anpassungen fertig sind, können Sie die Websites an verschiedene Nutzer*innen freigeben.

Messen Sie den Erfolg Ihrer NEO-Websites

Wie bei jedem anderen Projekt sollten Sie auch den Erfolg Ihrer NEO-Websites messen. Definieren Sie bereits vorab für Sie relevante KPIs, um den Onboarding-Prozess zu messen und ggf. zu optimieren. Dafür können Sie z.B. Website-Nutzungsdaten heranziehen, die Ihnen als Besitzer einer SharePoint-Website zur Verfügung stehen. Wie viele Personen haben Ihre Websites aufgerufen? Welche Seiten wurden besonders häufig und welche so gut wie nie besucht? Welche Dokumente werden besonders häufig heruntergeladen? All diese Informationen helfen Ihnen dabei, Ihren Onboarding-Prozess laufend zu optimieren und Ihren neuen Mitarbeiter*innen den bestmöglichen Einstieg zu bieten.

Verwenden Sie die Website-Nutzungsdaten, um Ihren Onboarding-Prozess zu optimieren.

Erfolgreich in die Zukunft. Mit 6PAC BRICKS

Sie möchten mehr über das NEO-Hub und zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung, bei der Einrichtung Ihres Digital Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.