Im Jahr 2020 mussten viele Unternehmen schnelle Lösungen finden, um auf die veränderten Rahmenbedingungen in der Arbeitswelt zu reagieren. 2021 beschäftigte man sich damit, anhand der Erfahrungen aus den vergangenen Monaten langfristige Veränderungen zu implementieren. Doch was bringt das neue Jahr? Wir bei 6PAC nutzen den Jahresbeginn gerne, um einen Ausblick zu wagen und Trends zu erkennen, die das neue Jahr hinsichtlich des Modern Workplace entscheidend beeinflussen werden und bei den ersten bei uns und unseren Kunden gestarteten Projekten bereits beeinflussen. Hier kommen unsere 3 Top-Themen für 2023.

Flexibilität

Egal ob vollständig remote oder hybrid. In den letzten Monaten haben die meisten Arbeitnehmer:innen die Freiheiten und Vorzüge dieser (neuen) Arbeitsmodelle kennen und lieben gelernt. Was anfangs für viele eine große Herausforderung war, ist mittlerweile zur Normalität geworden. Was früher gewöhnungsbedürftig war, wird jetzt so verstanden, wie es sein sollte. Es hat sich gezeigt, dass traditionelles Denken über Präsentismus nicht mehr relevant ist.

Unternehmen sind gezwungen umzudenken und sich von traditionellen 9-to- 5 Modellen und Präsenz im Büro zu verabschieden. Eine fortschrittliche Unternehmenskultur hat keine festgelegten Arbeitszeiten oder Orte für Mitarbeiter:innen. Und diese Erwartung zeigen die Mitarbeitenden deutlich: Eine Umfrage von Civey im Auftrag von EY Real Estate hat ergeben, dass 90 % der Menschen gerne von zu Hause aus arbeiten würden, zumindest teilweise oder sogar in Vollzeit.

Unternehmen, die diese geforderte Flexibilität nicht bieten, werden es zukünftig schwer haben, Top-Talente zu gewinnen und/oder zu halten. Wenn die Erwartungen, die Mitarbeiter:innen mittlerweile stellen, nicht erfüllt werden, werden sie gehen oder gar nicht erst kommen. Flexibilität bei der Arbeitsgestaltung ist daher eines der entscheidenden Themenfelder für die Ausgestaltung des Modern Workplace 2023.

Kollaboration und Community

Modernes Arbeiten und Flexibilität bedeuten auch, den Menschen in den Mittelpunkt zu stellen. Egal ob im Office oder remote: die richtigen Tools und Hardware sollten bei Aufgaben helfen und nicht zum Hindernis werden.

Fakt ist: Es muss Teams so einfach wie möglich gemacht werden, in Kontakt zu bleiben und gemeinsam an Projekten zu arbeiten – auch in hybriden Arbeitssituationen.

Wir glauben, dass gerade Microsoft Teams hier einen weiteren Auftrieb erleben wird. In vielen Unternehmen wird Teams bislang noch als reines (Video-) Konferenz-Tool genutzt. Die zahlreichen weiteren Funktionen, die Microsoft Teams bietet, von Zusammenarbeit in Gruppen über das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten bis hin zur Visualisierung von Abläufen und nützlichen Integrationen, wird oft noch nicht genutzt oder ist gar nicht bekannt.

Unserer Einschätzung nach wird sich dies in 2023 ändern. User:innen sind mittlerweile mit Teams vertraut und testen neue Funktionen aus. Bisher analoge Abläufe werden so in Teams übertragen und digitalisiert. Microsoft Teams wird daher weiterhin stark, wenn nicht sogar noch stärker, zur Digitalisierung des Büroalltages beitragen. Das zeigt auch die Entwicklung von Microsoft Viva, einer Employee Experience Plattform, die Kommunikation, Fachwissen, Lernen, Ressourcen und Erkenntnisse vereint.

Teamkultur und Gemeinschaftsgefühl dürfen nicht leiden

Trotz aller Euphorie über flexible Arbeitsmodelle und digitale Zusammenarbeit darf der Community Gedanke nicht außer Acht gelassen werden. Bereits jetzt zeigt sich, dass fast die Hälfte der Mitarbeitenden bei einer rein digitalen Zusammenarbeit am meisten den informellen Austausch mit ihren Kolleg:innen vermisst. Unternehmen müssen darauf reagieren und dafür sorgen, dass die Teamkultur und das Gemeinschaftsgefühl nicht leiden. Dies beginnt bereits beim Onboarding und setzt sich im Tagesgeschehen fort. Die Einbindung der Mitarbeiter:innen und das Gefühl, obwohl man nicht am gleichen Ort ist, eine Einheit zu sein, die die gleichen Ziele hat, sind entscheidend. Kollaborations-Tools, helfen nicht nur dabei, eine effizientere Zusammenarbeit zu fördern, sondern bieten auch eine Kommunikationsplattform für Teammitglieder untereinander. Trotz räumlicher Distanz kann so ein Community-Gefühl entwickelt und weitergelebt werden.

Asynchrone Kommunikation

Die Zahl der Videokonferenzen hat in den letzten Jahren stark zugenommen. Allein bei Google Meet, Microsoft Teams und Zoom gibt es weltweit über 500 Millionen User, die sich jeden Tag in Meetings einloggen. Videoanrufe können sehr ermüdend sein (Stichwort “Zoom-Fatigue“) und dazu führen, dass man sich weniger auf die Arbeit konzentriert. Unnötige Besprechungen und kurze Anrufe zwischendurch sind einer der größten Störfaktoren im Arbeitsalltag.

Viele Kolleg:innen und Vorgesetze haben durch Remote Work den Eindruck gewonnen, dass eine scheinbar ständige Erreichbarkeit eingetreten ist. Jede Form der Kommunikation findet für sie synchron statt, d.h. dass für den Informationsaustausch mehrere Personen in unmittelbaren Kontakt treten müssen und alles in Form von persönlichen Gesprächen, Telefonaten oder im Meeting geklärt wird. Die Folge sind überfüllte Kalender und kaum 15 Minuten am Stück, um sich konzentriert seinen Aufgaben zu widmen. Ein Trend, der dem entgegenwirkt, hat sich bereits 2021 abgezeichnet und wird sich 2023 fortführen: Asynchrone Kommunikation.

Was ist asynchrone Kommunikation?

Konkret bedeutet dies, dass für die Kommunikation kein direkter Kontakt notwendig ist. Es werden Informationen zur Verfügung gestellt, wann diese zur Kenntnis genommen und bearbeitet werden, liegt jedoch bei dem/der Empfänger:in. Erst wenn er oder sie über die notwendigen Kapazitäten verfügt, wird geantwortet. So kann störungsfrei gearbeitet werden.

Dies weitet sich auch auf die Verfügbarkeit für Anrufe und Meetings aus. In vielen Unternehmen, in denen bereits asynchron kommuniziert wird, gibt es feste Zeitfenster (z.B. zwischen 9 und 13 Uhr), in denen die Mitarbeiter:innen erreichbar sein müssen und in denen eine Antwort erwartet wird. Drumherum kann frei entschieden werden, auf welche Mail man sofort reagiert oder wann man einer spontanen Meeting-Anfrage zustimmt. Durch die Umstellung auch Asynchronität bleibt nach wie vor die Möglichkeit, wichtige Gespräche per Meeting, Videocall & Co. durchzuführen, es wird jedoch auch gefördert, dass Mitarbeitende (und auch Vorgesetzte) erkennen können, wann ein “kurzer Call” oder die eine Nachfrage per Chat sinnvoll sind und wann nicht.

Das oft einengende Gefühl der ständigen Erreichbarkeit wird aufgelockert und es bleibt mehr Zeit, um sich kontinuierlich und konzentriert seinen Aufgaben zu widmen.

Sind Sie bereit für die 3 Top-Themen in 2023? Wir begleiten Sie erfolgreich in die Zukunft.

Sie möchten mehr über zukunftsorientierte Arbeitskonzepte für Ihr Unternehmen erfahren oder benötigen Beratung, bei der Einrichtung Ihres Modern Workplace? Dann kontaktieren Sie uns! Gemeinsam analysieren wir Ihre Bedarfe und kümmern uns im Anschluss um die Umsetzung. Ihre Vision wird unsere Mission.